FAQ

[EFRE FAQ]

Ist neben dem CUP auf den Unterlagen auch der Titel des operationellen Programms und der Titel bzw. das Akronym des Projektes verpflichtend anzuführen?

Der einheitliche Projektkodex (CUP - Codice unico di progetto) muss, sofern anwendbar, auf den Abrechnungsunterlagen (insbesondere auf den Rechnungen) angeführt werden.
Eine Ergänzung mit Programm und Projekttitel bzw. Akronym stellt kein Element der Zuschussfähigkeit einer Ausgabe dar, ist aber auf jeden Fall sinnvoll.
Kann z.B. die Rechnung in keiner Weise direkt dem Projekt zugeordnet werden, ist die Ausgabe nicht förderfähig.
[EFRE FAQ]
Wie erfolgt der Zahlungsnachweis?
Dieser Kontrollpunkt wird insbesondere vom Art. 125 Abs. 4 Komma a) Buchstabe i) der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ausgedrückt, welche lautet: „i) ob — im Falle von Kosten, die gemäß Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe a zu erstatten sind — der Betrag der von den Begünstigten im Zusammenhang mit diesen Kosten geltend gemachten Ausgaben gezahlt wurde;“In Folge wird eine Reihe von Dokumenten angeführt, welche als Nachweis der Zahlung akzeptiert werden: Quittierte Zahlungsmandate (mit Quittung oder Stempel des Schatzmeisters); Druck (pdf) der Banküberweisung im Status „ausgeführt“; Mandate „unmittelbar durchführbar“; Bankkontoauszug, in welchem nur die jeweiligen Zahlungen der Projekte, welche Gegenstand der Abrechnung sind, hervorgehoben werden; vom EDV-System des Schatzmeisters angenommene elektronische Quittungen; Auszug der Kreditkarte des Begünstigten, falls diese als Zahlungsmittel verwendet wurde (Achtung: In diesem Fall ist es nicht möglich, den Bezug zum Projekt/den CUP im Objekt der Zahlung anzugeben). Für den Nachweis der Zahlung der Steuern, Abgaben und/oder der Sozialrückbehalte ist es notwendig, die Quittung des Modells F24 vorzuweisen. Dies jedoch nur, sofern diese einen definitiven Kostenpunkt für den Begünstigten darstellen und nicht rückgefordert werden können. Barzahlungen oder Zahlungen, welche nicht dem Begünstigten zugeschrieben werden können, sind nicht förderfähig.In Bezug auf Reisekosten ist der Nachweis der Zahlung die dokumentierte Rückerstattung an den Angestellten; diese erfolgt entweder über den Lohnstreifen oder direkt über das Kontokorrent des Angestellten. Die in der Rückerstattung angeführten Ausgaben werden von Zahlungsbelegen bestätigt (detaillierte Kassenbelege, Tickets, Rechnungen…), welche der Mitarbeiter vorgelegt hatte und formell vom Verantwortlichen akzeptiert wurden.
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Frage zur Archivierung: In der Fördervereinbarung eines Projektes steht üblicherweise, dass der federführende Begünstigte verpflichtet ist, bis 5 Jahre nach Einreichung der Endabrechnung sämtliche das Projekt und seine Finanzierung betreffenden Unterlagen und Belege entweder im Original oder als beglaubigte Kopie sicher und geordnet aufzubewahren. Davon betroffen sind sowohl digitale Akten als auch jene in Papierform.
Heißt Aufbewahrung "im Original", dass ein Dokument entweder digital oder im Papierformat aufbewahrt werden kann? Und somit digitale Dokumente nicht noch einmal ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden müssen?

Ja, die dargelegte Auslegung wird bestätigt.
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Welche Regeln müssen bei der der Abschreibung eingehalten werden?

Die Abschreibung wie in den Förderfähigkeitsregeln angeführt, entspricht nicht der Abschreibung gemäß den steuerlichen Rechtsgrundlagen. Anwendung finden daher die zivilrechtliche Regelung der Abschreibung und die Rechnungslegungsgrundsätze (Art. 2426 Zivilgesetzbuch, OIC-Rechnungslegungsgrundsatz Nr. 16 Sachanlagen, OIC-Rechnungsgrundlegungsgrundsatz Nr. 24 Immaterielle Vermögensgegenstände). Der gesamte Abschreibungsanteil wird demnach auch im ersten Jahr berechnet und es wird der Grundsatz des Pro rata temporis angewandt, und zwar ab dem Tag des Ankaufs (Rechnungsdatum) bis Projektende (Tag).
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Im Rahmen eines Projektes ist die Einrichtung eines beratenden Ausschusses (Advisory Board) vorgesehen, dessen Mitglieder auch externen Firmen angehören und/oder Freiberufler sind. Ist die Rückerstattung von Reise- und Unterbringungskosten dieser Personen förderfähig, falls sie an Treffen des Advisory Board teilnehmen sollten?

Man muss bedenken, dass diese Spesen unter die Kostenkategorie „externe Dienstleistungen“ fallen. Die externen Dienstleister üben bestimmte Tätigkeiten aus, welche für die Erreichung der Projektziele notwendig sind und welche der Begünstigte nicht in der Lage ist selbst auszuführen.
Die mit den externen Dienstleistungen zusammenhängenden Ausgaben müssen sich auf eine Rechtsgrundlage stützen (z.B. eine Beauftragung oder ein schriftlicher Vertrag) und müssen dem Marktpreis entsprechen.
Da die Reisekosten mit einer Dienstleistung zusammenhängen, müssen sie auch in der Rechnung dementsprechend gekennzeichnet sein, auch unter Einhaltung des Beschlusses 49/E/13 der Agentur für Einnahmen – Generaldirektion.
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Können Kassenbons abgerechnet werden und sind Barzahlungen möglich?
Kassenbons (scontrini) und Barzahlungen sind nur bei Ausgaben für Reisekosten abrechenbar und unter Berücksichtigung der Vorgaben des Punktes 3.1.3 der Förderfähigkeitsregeln, insbesondere da diese den einzelnen Angestellten rückerstattet werden.
Für alle anderen Ausgaben muss immer eine Rechnung vorgelegt werden und Barzahlungen und andere Zahlungsformen, welche nicht direkt dem Begünstigten zuzuschreiben sind, können nicht akzeptiert werden – wie z.B. beim Kauf von kleinteiligem Ausrüstungsgut.
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EFRE-Geldmittel und Beiträge - gibt es ein Kumulierungsverbot zur Vermeidung der Doppelfinanzierung?
Bezüglich der im Rahmen des IWB EFRE-Programms (2014-2020) gewährten Beiträge gelten Finanzierungen durch Beitragsmittel für öffentliche Arbeiten im Interesse der Gebietskörperschaften (Gemeinden/Bezirksgemeinschaften) im Sinne des Landesgesetzes vom 11. Juni 1975, Nr. 27 nicht als Beitrag, wenn sie zur Deckung von maximal 15% des Eigenmittelanteils für das eingereichte EFRE-Projektvorhaben ausmachen. Die Verwendung der Beitragsmittel zur Deckung des Eigenmittelanteils über 15% hinaus würde eine Doppelfinanzierung bedeuten. Bei Projekten, die sowohl EFRE-Vorhaben als auch andere Vorhaben beinhalten (wie z.B. in der Achse 3 - energetische Gebäudesanierung mit gleichzeitiger Umstrukturierung), muss in der Buchhaltung auf eine strenge Trennung der Kapitel geachtet werden, damit klar belegbar ist, wo die Beitragsmittel hingeflossen sind und dass keine Doppelfinanzierung vorliegt.
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Aufruf der Achse 3 (Vorhaben zur energetischen Sanierung): Wenn es sich um Bauarbeiten handelt, ab wann kann die Ausschreibung durchgeführt werden und ab wann können die Bauarbeiten beginnen?

Der Baubeginn darf in diesen Fällen nicht vor dem Datum des Projektbeginns liegen.

Die Ausschreibung der Arbeiten kann als notwendige vorbereitende Tätigkeit angesehen werden und kann demnach auch vor Projektbeginn stattgefunden haben.

Es wird daran erinnert, dass der Projektbeginn frühestens mit Datum der Einreichung des Gesuchs festgelegt werden kann.

[EFRE FAQ]
Sind Reisekosten außerhalb der EU förderfähig?
Die aus den ESI-Fonds unterstützten Vorhaben (Projekte) werden grundsätzlich im jeweiligen Programmgebiet durchgeführt.
Gemäß Art. 70 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 igF. können Vorhaben unter gewissen Voraussetzungen auch außerhalb des Programmgebietes, aber innerhalb der Union durchgeführt werden.

Bei der Umsetzung von Projekten im Rahmen der Technischen Hilfe (Achse 5) und von Projekten der Achse 1 „Forschung und Innovation“ können, gemäß Art. 70, Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 igF., projektrelevante Kosten (z.B. Reisekosten) auch außerhalb der EU anfallen. Dazu müssen diese entweder im genehmigten Projektantrag stehen oder, in Ausnahmefällen, ausdrücklich von der Verwaltungsbehörde genehmigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Ausgaben für die effektive Durchführung des Vorhabens notwendig sind und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Verhältnis) entsprechen.

Für die Genehmigung durch die Verwaltungsbehörde (VB) stellt der Begünstigte (Lead Partner) des Projekts einen Änderungsantrag über das coheMON-System an die Verwaltungsbehörde.

NB: Grundsätzlich gilt bei wesentlichen Projektänderungen, dass diese von der Verwaltungsbehörde zu genehmigen sind. Die Verpflichtung der Genehmigung durch die VB bedeutet jedoch nicht, dass die betreffenden „geänderten“ Ausgaben erst nach der formalen Genehmigung des Änderungsantrages getätigt werden dürfen. Auf eigenes Risiko können die geänderten Ausgaben auch vor der formalen Genehmigung getätigt werden. Eine Anerkennung der betroffenen Ausgaben kann jedoch erst nach der formalen Genehmigung durch die VB erfolgen. Falls aufgrund der inhaltlichen Natur oder der betragsmäßigen Bedeutung der beantragten Änderungen Zweifel bestehen, ob diese von der VB genehmigt werden, empfiehlt es sich, mit der Umsetzung der geänderten Tätigkeiten auf die formale Genehmigung der Verwaltungsbehörde zu warten.

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Wie wird der verpflichtende klare Projektbezug auf Zahlungsbelegen laut „Programmspezifischen Förderfähigkeitsregeln“ hergestellt?

Jede Rechnung oder sonstige gleichwertige Unterlage muss einen klaren Projektbezug enthalten. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, soll der sogenannte CUP-Code (codice unico di progetto), der Projektcode (z.B. FESR1001) und der Programmhinweis „EFRE 2014-2020“ auf der Rechnung angegeben werden.

Sollte dieselbe Rechnung über mehrere Finanzierungsquellen abgerechnet werden, ist zudem der EFRE-Betrag explizit anzuführen.