PC-Arbeitsplatz

Die Nutzung der IT-Dienste, im Besonderen von Internet und der elektronischen Post ist durch dieses Dokument geregelt.

Grundsatz der Regelung ist die Beschränkung der Nutzung für Arbeitszecke aller von der Landesverwaltung zur Verfügung gestellten IT-Dienste, sei dies Software oder Hardware und untersagt damit jeglichen privaten Missbrauch.

Das Dokument enthält weiters Regeln in Bezug auf die Installation von Software, auf die Verwendung von Internet und der elektronischen Post und auf die Berücksichtigung von geistigem Eigentum und Lizenzen.

Die Regelung zielt darauf ab, die Sicherheit aller Daten und Informationen, die über IT-Dienste verwaltet werden, zu erhöhen und den Missbrauch für nichtinstitutionelle Zwecke zu unterbinden.

Daraus ergibt sich auch die Möglichkeit für den jeweiligen Vorgesetzten, sofern aus organisatorischen Gründen nötig, z.B. während der Abwesenheit eines Mitarbeiters auf sein Postfach zuzugreifen zu können, ohne vorher seine Genehmigung einholen zu müssen.

Das technische Personal kann unter bestimmten Vorraussetzung auf Dateien oder auf Informationen zur Navigation in Internet zugreifen, sofern dies nötig ist, um technische Probleme zu beheben, wie z.B. bei Speicherplatzbelegung oder Langsamkeit in der Netzwerkverbindung.

Dabei geht es nicht darum, Mitarbeiter in Ihrer Arbeitsweise zu kontrollieren, wohl aber sind unter bestimmten Vorraussetzungen Kontrollen möglich, ohne dass dabei die Rechte des Arbeitnehmers auf Vertraulichkeit eingeschränkt werden.

Häufige Fragen und die entsprechenden Antworten zu dieser Regelung sowie andere Informationen zum Thema „Sicherheit in der Informationstechnik“ finden Sie im Intranet unter „IT – Sicherheit“.

Dokumentation

Kontakt

Der PC

Ihr Computer ist ein Arbeitsinstrument der Landesverwaltung und muss mit entsprechender Sorgfalt behandelt werden. Er dient ausschließlich zur Abwicklung der Aufgaben, die Ihnen von der Landesverwaltung übertragen werden.

Einige wichtige Hinweise sollten Sie immer beachten, damit Ihr Computer keinen Schaden nimmt:

  • nicht mit einem nassen Tuch putzen
  • nicht mit Alkohol den Bildschirm putzen
  • auf kurze Anschlüsse achten, damit nicht zu viele Kabel herumhängen (damit die Reinigungskräfte nicht versehentlich Verbindungen trennen)
  • am Abend das Herunterfahren nicht vergessen. Beim nächsten Einschalten wird automatisch die Software auf den neuesten Stand gebracht und schützt Sie z.B. vor Viren.

Wichtig ist auch die ergonomisch richtige Körperhaltung am Computer, denn damit vermeiden Sie Haltungsschäden und verhindern die Überlastung und das vorzeitige Ermüden der Augen. Und um Sehnenscheidenentzündungen zu vermeiden, nutzen Sie eine Handballenauflage vor der Tastatur.

Die Ablage der Dateien

Damit alle Angestellten der Landesverwaltung die für sie wichtigen Daten und Informationen finden, gibt es einige Regeln für die Ablage im Computer. Auf jedem Laufwerk werden nur ganz bestimmte Daten gespeichert .

Damit man die Ablage der Daten besser verfolgen kann, ist es sinnvoll, jedes Dokument mit einer Fußzeile zu versehen und dort den Dateienpfad vorzusehen.

Laufwerke und Ordner auf dem zentralen Server:

  • Laufwerk G:\ Datenarchiv, das von alle Kolleginnen und Kollegen des Amtes (und nur jene des eigenen Amtes) benutzt werden kann
  • Laufwerk H:\ Persönliches Datenarchiv für sensible Daten, in dem nur der Nutzer Dateien anlegen, ändern oder löschen kann. Die Daten sind von dem oder der direkten Vorgesetzen einsehbar, können aber von ihm oder ihr nicht geändert oder gelöscht werden
  • Laufwerk N:\ Datenarchiv, das von allen Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung benutzt werden kann.
  • Laufwerk M:\ Archiv der Sonderanwendungen (Programme), die vom eigenen Amt benutzt werden
  • Laufwerk X:\ gemeinsames Archiv über die Abteilungen hinaus. Auf diesem Archiv befindet sich der Ordner PUBLIC, dessen Dateien allen Nutzern zugänglich sind und von diesen auch geändert und gelöscht werden können. Die Daten dieses Ordners werden periodisch gelöscht. Weiters besteht der Ordner PROJECTS, dessen Dateien nur von den Mitgliedern einer Projekt- oder Arbeitsgruppe, welche den Ordner eingerichtet hat, zugänglich sind.
  • My Documents (Ordner): persönliches lokales Archiv des oder der Bedienstete

Diese Laufwerke befinden sich auf dem zentralen Server und es werden Sicherheitskopien angefertigt (backup). Auf diesen Laufwerken sollten nur Daten, die für die Arbeitstätigkeit von Belang sind, gespeichert werden.

ACHTUNG: Die Archivdateien für Emails (*.pst) werden nicht auf den zentralen Servern gespeichert, sondern müssen in C:/pictures gespeichert werden: Sicherheitskopien dieser Dateien können Sie selbst auf DVD oder externe Laufwerke anfertigen, lassen Sie sich dabei von Ihrem Internen Benutzerbetreuer (IBB) helfen.

Andere Laufwerke und Ordner auf dem PC:

  • Laufwerk E:\ DVD-RW
  • My Pictures (Ordner): liegt auf dem Laufwerk C:\ des eigenen PCs

Microsoft-Cloud OneDrive

Es handelt sich um eine temporäre Dokumentenablage außerhalb des Landesnetzes, die dem dem kollaborativen Arbeiten dient; sie ersetzt nicht die Laufwerke G:, H: und N: als Dokumentenarchiv. Die Cloud ist auch über Privatgeräte oder mobile Geräte zugänglich. Bei der Ablage von Dokumenten in die Cloud ist zu bedenken, ob diese besonders gesichert sein müssen, und weiters, ob besonders sensible Dokumente wirklich dort abgelegt werden sollen.

Unter anderem liegt das E-Mail-Postfach in Zukunft nicht mehr auf dem Server der SIAG, sondern in der Cloud. Das Postfach hat eine Größe von 99 GB.

Der Drucker

Bei der Verwendung der Drucker und Fotokopierer gilt der Grundsatz des papierlosen Büros, d.h. die meisten Arbeiten können am Bildschirm gemacht und via Email ausgetauscht werden. Weiters ist darauf zu achten, dass auf Farbdruck soweit als möglich verzichtet und - wo es die Technik zulässt - beidseitig gedruckt werden soll.

Dokumentation

Internet

Je nach Arbeitserfordernissen kann den Bediensteten ein beschränkter bzw. ein vollständiger Zugriff auf das Internet gewährt werden. Sollten Sie einen größeren Bedarf haben als es die zugewiesene Zugriffsberechtigung ermöglicht, müssen Sie diesen Bedarf Ihrer Führungskraft bzw. dem internen Benutzerbetreuer (IBB) melden.

Intranet

Das Intranet ist ein internes Informationssystem für die Landesangestellten. Im Gegensatz zum Internet haben darauf betriebsfremde Personen keinen Zugriff. Das Portal ist über den Link http://homepage.prov.bz/intranet/ erreichbar.

Das Ziel der Intranetseite ist es, den Angestellten Informationen in dem Ausmaße zu geben, dass sie weder „verdursten“ noch „ertrinken“. Das bedeutet auch, dass sich die Intranetseite den Anforderungen dynamisch anpasst: oft kommt etwas dazu, manchmal hingegen fällt etwas weg. Sie sollten sich also ab und zu für das Intranet Zeit nehmen und schauen, welche Veränderungen es gegeben hat.

Als Angestellte/r der Landesverwaltung bekommen Sie eine eigene E-Mail-Adresse. Sie ist aus Ihrem Vor- und dem Familiennamen zusammengesetzt: (vorname.familienname@provinz.bz.it). Bei Namensgleichheit gibt es Sonderlösungen.

Die meisten E-Mails sind kurze Informationen, also so etwas wie ein schriftliches Telefonat. Weniger wichtige sollten nach dem Lesen gelöscht werden (Achtung: man muss immer zweimal löschen, einmal aus dem Postfach und dann noch einmal aus dem Papierkorb). Wichtige Nachrichten können in selbst angelegten Archivordnern gespeichert werden.
Auf E-Mails sollten Sie immer rasch reagieren. Es empfiehlt sich, mindestens zweimal am Tag ins E-Mail-Postfach zu schauen und die Mails möglichst sofort zu beantworten.
Wenn Sie eine Nachricht an viele Empfänger schreiben, ist es besser, nicht alle Adressen einzeln anzuführen, sondern Verteilerlisten zu verwenden (verbraucht weniger Speicherplatz). Größere Anhänge werden als Link verschickt. Der Grund dafür ist, dass sonst die E-Mails sehr viele Daten enthalten und das Netz unnötig belasten.

In der Zeitschrift "Landmaus" der Landesverwaltung finden Sie Tipps für den Umgang mit ihrem Computer (Link s.u.).

Bitte beachten Sie, dass das E-Mail-System nur in Ausnahmefällen privat genutzt werden kann.

Dokumentation

Call Center

Wenn Sie ein Problem mit Ihrem Computer haben, wenden Sie sich zuerst an das Call Center (z.B. wenn der Computer nicht startet, wenn er Ihre Dateien nicht mehr findet …). Dort werden die Meldungen gesammelt und an die zuständigen Bereiche als so genannte "Tickets" verteilt (Tipp: lassen Sie sich eine Ticketnummer geben, dann können Sie den Stand der Problemlösung verfolgen). Viele Probleme sind auch sofort am Telefon lösbar.

Kontakte
  • Call-Center, Tel. 0 800 046116

Interner Benutzerbetreuer(IBB)

Für besondere Anforderungen, wie zum Beispiel den Kauf neuer Software oder Hardware, ist der oder die Interne/r Benutzerbetreuer/in (IBB) zuständig. Fragen Sie in Ihrer Abteilung nach, wer mit diesem Dienst beauftragt ist.