Telefon

Telefon

Über das Telefon werden Sie meist den ersten Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern haben. Um mit diesen ein Verhältnis der gegenseitigen Achtung und des Vertrauens in Ihr Amt aufzubauen und sich selbst überflüssige Arbeit zu sparen, sollten Sie folgende Tipps beachten:

  • Nennen Sie zu Beginn deutlich Ihren Namen und das Amt bzw. die Abteilung.
  • Zeigen Sie Interesse am Gesprächspartner bzw. der Gesprächspartnerin.
  • Fragen Sie genau nach, mit wem Sie sprechen. Sprechen Sie die Person öfter mit ihrem Namen an (wenn Sie den Namen nicht genau verstanden haben, fragen Sie nach!)
  • Machen Sie konkrete Aussagen und stellen Sie Fragen; damit können Sie manche weitere Telefonate vermeiden.
  • Vermeiden Sie Wartezeiten am Telefon. Bieten Sie einen Rückruf an, wenn Sie Unterlagen erst suchen oder weitere Informationen einholen müssen.
  • Wenn Sie selbst anrufen, notieren Sie sich vor dem Gespräch Ihre Fragen.
  • Machen Sie sich nach dem Telefonat eine Telefonnotiz; das kann Ihnen später viel Arbeit ersparen.

An Ihrem neuen Arbeitsplatz verfügen Sie normalerweise auch über ein Telefon. Wie Sie das bedienen können (Rufanmeldung, Weiterleitung eines Gesprächs, Kurzwahl usw.), erfahren Sie in dieser Bedienungsanleitung.

Online-Telefonbuch